En este artículo te ofrecemos algunas preguntas que te ayudarán a crear una encuesta para organización de eventos. Comienza a aplicarlas y recolecta los comentarios de los asistentes para realizar los ajustes necesarios y mejorar su experiencia en eventos realizados en el futuro.
Se necesita mucho para que un evento tenga éxito. A veces, los equipos trabajan día y noche para asegurarse de que sea una experiencia agradable para los asistentes. Pero, ¿cómo sabes si los participantes quedaron satisfechos?
Hay que recolectar mucha información después de que el evento termine. Algunas de las preguntas que tu equipo debe responder son las siguientes:
- ¿Valió la pena para los patrocinadores?
- ¿Fue útil para los asistentes?
- ¿Estaban los asistentes contentos con los preparativos?
El anfitrión del evento sabe más o menos si el evento fue bien o no, pero una encuesta para eventos te ayuda a obtener la retroalimentación de los asistentes de forma sofisticada y profesional, orientada a la creación de las estrategias para mejorar.
Un software de encuestas es la solución para ti, ya que te ayudará en el proceso de recolección y análisis de datos. Además, te ofrece plantillas de encuestas realizadas por profesionales, las cuales puedes adaptar a los objetivos de tu investigación.
¿Qué es una encuesta para organización de eventos?
Las empresas utilizan la encuesta para organización de eventos con el propósito de medir la reacción de los asistentes y hacer las mejoras necesarias.
A través de esta encuesta se puede saber si las sesiones fueron lo suficientemente buenas; el evento fue informativo o no, las habilidades de presentación del orador, el alojamiento, etc.
Una organización que realiza eventos de forma regular debe conocer constantemente sobre los niveles de éxito de su evento, ya que esto les permitirá aprender y tomar las medidas necesarias para que los futuros eventos tengan más éxito.
Si te dedicas a esta industria, la investigación de mercado para la planificación de eventos te ayudará a mejorar tus procesos y mejorar tu estructura para obtener la satisfacción de los asistentes, tanto a corto como a largo plazo.
Aquí unos consejos para aplicar encuestas en dispositivos móviles.
Preguntas para una encuesta de organización de eventos
Puedes empezar con las preguntas que son objetivas por naturaleza y de rápida respuesta. También puedes utilizar preguntas de opción múltiple, una pregunta NPS o una simple preguntas dicotómica de Sí/No.
Mantén las preguntas de texto abierto para la última parte de la encuesta ya que son descriptivas y subjetivas. Puede que a los asistentes al evento no les guste dar por escrito una retroalimentación detallada, pero algunos querrán hacerlo.
La mayoría de los temas se cubren al principio. Pero digamos que si los encuestados quieren añadir algo más, entonces puedes usar preguntas abiertas para aprender más sobre su experiencia en el evento.
Si quieres realizar cuestionarios para evaluación de eventos, aquí tienes las preguntas que definitivamente debes incluir:
1. ¿Cómo calificarías este evento?
Esta es una simple pregunta de opción múltiple para comenzar tu encuesta. Incluirla en la parte superior te asegurará que te hagas una idea de si los participantes estuvieron satisfechos con el evento en general.
2. Considerando tu experiencia general, ¿qué probabilidad hay de que recomiendes este evento a tus amigos o colegas?
Este tipo de pregunta en la encuesta para organización de eventos se conoce como Net Promoter Score (NPS). Te permite saber cuál es la probabilidad de que tus asistentes recomienden el evento a sus amigos y colegas.
Basándote en la puntuación dada por los participantes, se clasifican en 3 categorías.
- Promotores: Los clientes que califican con 8 o más, y que tienen más probabilidades de asistir a tu evento en el futuro.
- Pasivos: Los clientes que califican 6 o 7 tienen una posición neutral.
- Detractores: Los clientes que califican 5 o menos no tuvieron una gran experiencia y es probable que compartan sus malas críticas con otros.
3. ¿Qué tanto cumplió con tus expectativas el evento?
El éxito de un evento depende de las expectativas de los asistentes, por lo que debes medirlas para saber si las cumpliste. Esto te permite conocer sus objetivo y qué es lo que esperaban del evento.
Si incluyes esta pregunta en una encuesta para organización de eventos sabrás si cumpliste con las expectativas de los asistentes. La manera en la que realizas la pregunta puede hacer mucha diferencia en tu informe y te ayuda a tomar mejores decisiones.
4. ¿Existe la posibilidad de que asistas a otro evento que organicemos en el futuro?
Una simple pregunta de Si/No te ayudará a saber si el público volvería a asistir al mismo evento el próximo año. De esta forma podrás utilizar sus respuestas durante la organización y predecir si será exitoso.
Una característica llamativa de esta pregunta es el número de opciones. Los encuestados no tienen que dedicar mucho tiempo a leerlas y seleccionar una. Si no están seguros de sí asistirán al evento la próxima vez, pueden seleccionar la opción «No puedo decirlo ahora».
Ten en cuenta los diversos escenarios que pueden enfrentar y agrega las opciones de respuesta necesarias. Una encuesta que cubra todas las posibilidades de respuesta se considera como una encuesta exitosa.
5. ¿Cómo calificarías este evento en las siguientes áreas?
Los creadores de la encuesta para organización de eventos pueden hacer esta pregunta para obtener información más detallada.
Los encuestados deben seleccionar una o más filas utilizando el mismo conjunto de opciones de respuesta de la columna.
Esta pregunta reduce la longitud del cuestionario y lo hace más conciso y compacto. Además, también mejora la experiencia de los encuestados y ayuda a mejorar la tasa de respuesta de las encuestas.
6. ¿Qué es lo que más te ha gustado de este evento?
Las preguntas abiertas te ayudarán a conocer a detalles qué es lo que más le gustó a los asistentes de tu evento y expresen sus sentimientos.
Te recomendamos utilizar este tipo de preguntas al llegar a la mitad de la encuesta, ya que si los asistentes llegan a este punto, es probable que la completen.
7. ¿Qué es lo que no te ha gustado de este evento?
Saber qué no le gustó a los asistentes es tan importante como saber qué fue lo que les gustó.
Esta pregunta en la encuesta para organización de eventos permite encontrar las áreas de tu evento que necesitan mejorarse para que al organizar un evento en el futuro, puedas ofrecer una mejor experiencia.
8. ¿Por qué elegiste asistir a este evento?
De nuevo tenemos una pregunta abierta. Con ella puedes aprender más sobre las razones por la que los asistentes deciden acudir a tu evento.
Aprender más sobre tu público objetivo y sus necesidades, te ayudará a organizar un evento que cumpla con sus expectativas en el futuro.
9. ¿Cuánto impacto tendrá este evento en tus objetivos?
Esta pregunta en la encuesta para organización de eventos puede ofrecer una gran comprensión de si el evento realmente marcó alguna diferencia en las vidas de los asistentes. Asegúrate de que se lleven lecciones que añadan valor a tu negocio.
Si no alineas el objetivo del evento con los objetivos de los asistentes, no valdrá la pena realizar este evento. Basándote en las respuestas, puedes decidir si necesitas mejorar y en qué medida.
10. ¿Tienes algún comentario o sugerencia para nosotros?
Por último, la última pregunta que tiene por objeto recopilar datos de retroalimentación de eventos que tal vez no se hayan planteado explícitamente en la encuesta, pero que los asistentes tal vez quieran compartir.
También ofrece la oportunidad de permitir a los encuestados dar sus sugerencias o compartir sus preocupaciones, si las hubiera.
Aprende cómo formular preguntas para una encuesta.
Buenas prácticas después de recolectar los datos de la encuesta de tu evento
Una vez finalizado el evento, recolecta la información de los asistentes para mejorar la organización en el futuro y crear estrategias efectivas.
A continuación, tenemos algunas buenas prácticas que puedes realizar después del proceso de recolección de datos de tu encuesta para organización de eventos.
Conoce a los asistentes: Cuanta más información recolectes del público, más sabrás sobre lo que les gusta y lo que no les gusta del evento. Esto te ayudará a tomar mejores decisiones y retener a los asistentes en eventos futuros.
Consigue patrocinadores e impulsa tu éxito: Muchos planificadores de eventos encuentran difícil conseguir patrocinadores. Sin embargo, las encuestas posteriores pueden ayudarte en el proceso. Los resultados positivos de tu encuesta post-evento funcionarán como prueba de tu capacidad para organizar eventos exitosos y convencer a los patrocinadores.
Mejora tus eventos futuros: Todo planificador de eventos quiere ver el crecimiento exponencial de sus eventos en términos de inscripciones, audiencia, retroalimentación, patrocinadores y financiación.
Para sacar el máximo provecho del evento reciente y mejorar los futuros eventos, necesitas averiguar las áreas que requieren un ajuste, basándote en los comentarios que recibiste de los asistentes.
Actúa: Una vez que tenga los datos, utiliza un software para encuestas de satisfacción de eventos para generar informes analíticos. Toma las medidas necesarias basadas en los datos obtenidos de los informes y asegúrate de transmitirlas.
Todo el proceso de recolección de retroalimentación y análisis de datos es para asegurarse de que sus asistentes se sientan más satisfechos y logren sus objetivos. Todas las partes interesadas, desde los patrocinadores hasta los oradores y los asistentes. Sabes que tu evento contará con público de diferentes intereses.
Al encuestar a todas estas personas, obtendrás una amplia perspectiva sobre la compatibilidad de tu evento con las necesidades de su industria.
La regla de oro para cualquier planificador de eventos es mantenerse al día con las últimas tendencias y cambios mediante la encuesta de satisfacción de eventos.
Ahora que sabes cómo crear una encuesta para organización de eventos, contáctanos. Nuestro te ayudará a recolectar la información que necesitas hoy mismo.
Autor: Cristina Ortega Mandujano
Content Marketing Manager QuestionPro LATAM
